Evidența chiriei în Excel sau un program specializat: ce să alegi

14 iunie 2026 · Echipa KX Estate

Evidența chiriei în Excel se potrivește bine pentru câteva proprietăți: tabelul este gratuit, flexibil și ușor de înțeles. Dar pe un portofoliu de 10–50 de spații începe să dea rateuri — plăți uitate, termene de impozit, valute diferite, lipsa reconcilierii bancare și haosul versiunilor de fișier. Un program specializat preia această rutină.

Când Excel este alegerea corectă

Dacă ai 1–3 proprietăți și unul-doi chiriași, Excel este un start rațional. Nu ai nevoie de un sistem separat ca să ții minte trei plăți pe lună.

Punctele forte ale Excel:

1. Gratuit și deja instalat pe calculator — prag de intrare zero.
2. Flexibilitate: orice formulă, orice coloană, propria logică de calcul.
3. Control deplin: fișierul este la tine, fără abonament și fără dependență de un serviciu.
4. Simplitate: nu trebuie să înveți nimic — tabelul îl înțelege orice contabil.

Pentru un portofoliu mic atât este de ajuns. Problemele nu apar pentru că Excel ar fi „prost”, ci pentru că volumul de date depășește posibilitățile controlului manual.

Unde cedează Excel la 10–50 de proprietăți

Cu cât ai mai multe spații, contracte și plăți, cu atât fiecare operațiune manuală costă mai mult. Punctele tipice de cedare:

• Plăți uitate. Excel nu îți amintește că pe data de 5 ar trebui să intre chiria. Restanța se observă după săptămâni — uneori după luni.
• Termene de impozit. Data de plată a impozitului pe venitul din chirie trebuie ținută în minte sau într-un memento separat — tabelul nu îți spune singur.
• Multivalută. O proprietate în euro, alta în lei, a treia în dolari. Ca să aduci portofoliul la o singură valută, trebuie să introduci manual cursul BNM la data potrivită — și să recalculezi din nou la fiecare modificare.
• Fără reconciliere bancară. Încasarea pe cont nu este legată de contract. „Banii au intrat, dar nu se înțelege cine și pentru ce a plătit” — o imagine cunoscută.
• Haosul versiunilor. chirie_final_v3_corectat.xlsx în e-mailul a trei persoane. Cineva modifică o copie depășită — și cifrele nu mai coincid.
• Erori de formule. Un interval mutat din loc sau o celulă ștearsă din greșeală — și raportul minte, iar acest lucru este greu de observat.

Niciuna dintre aceste probleme nu este fatală luată separat. Împreună, pe un portofoliu de zeci de proprietăți, ele înghit ore în fiecare lună și duc la pierderi reale de bani.

Excel sau program specializat: tabel de comparație

Concluzia din tabel este simplă: Excel câștigă la preț și la flexibilitate, programul — la control, automatizare și scară.

Cât costă de fapt Excelul „gratuit”

Excel este gratuit ca licență, dar nu și ca timp. O oră a proprietarului sau a administratorului, cheltuită pe reconciliere și recalcul manual, este un cost real. La 30 de proprietăți, o singură restanță uitată acoperă cu ușurință abonamentul anual la un sistem profesionist.

Există și contextul fiscal. Venitul unei persoane fizice din darea în chirie a imobilelor se impozitează cu impozit pe venit (de regulă se aplică cota de 7% — cota în vigoare și regimul tău concret verifică-le la SFS sau la un contabil). Între timp, piața se legalizează: în ianuarie–mai 2026, în buget au intrat 47,5 milioane de lei din acest impozit — cu 27,9% mai mult decât anul precedent, iar numărul contractelor de locațiune înregistrate a crescut cu 34% (≈ 15 788 de contracte) — sursă: SFS · 2026. Când fiscul verifică tot mai activ contractele, divergența dintre tabel și plățile reale devine costisitoare.

Dar ce zici de 1C?

1C este o altă categorie: este o platformă de contabilitate și evidență, nu un instrument de administrare a chiriei. Se descurcă cu înregistrările contabile și raportarea, dar memento-urile pentru plăți, imaginea randamentului pe fiecare proprietate și reconcilierea încasărilor cu un contract anume trebuie construite pe deasupra. Pentru un portofoliu imobiliar este nevoie deseori de un instrument mai îngust, croit anume pentru chirie.

Cum rezolvă KX Estate

KX Estate nu este nici un tabel, nici o platformă de contabilitate, ci un sistem de administrare a chiriei: contractul generează imediat graficul de plăți pentru un an înainte, arată statusurile și restanțele, calculează randamentul și recuperarea investiției pentru fiecare proprietate în EUR/MDL/USD/RON la cursul BNM și reconciliază încasările cu banca (MAIB/Victoriabank prin Open Banking). Datele de identificare IDNO/CUI și impozitele moldovenești — incluse din start, interfață în română și rusă. Excel rămâne o ciornă excelentă; sistemul începe acolo unde controlul manual nu mai face față.

Întrebări frecvente

De la câte proprietăți Excel nu mai face față?

Nu există o limită clară, dar în practică punctul de cotitură apare în jurul a 10 proprietăți: numărul de plăți, termene și valute depășește ceea ce este comod de ținut sub control manual fără date uitate și fără divergențe.

Se poate ține evidența chiriei în Excel în mai multe valute?

Se poate, dar manual. Cursul BNM la data potrivită trebuie introdus de tine și portofoliul recalculat din nou la fiecare modificare. Un program specializat face asta automat, de aceea comparația dintre proprietăți rămâne corectă.

Excel sau 1C pentru evidența chiriei?

1C este o platformă de contabilitate, bună la înregistrările contabile și la raportare. Pentru administrarea chiriei propriu-zise (memento-uri, randament pe proprietăți, reconciliere bancară) este nevoie de un instrument mai îngust. Excel este mai ieftin și mai flexibil, dar nu automatizează controlul.

Este sigur să păstrezi datele despre chirie doar într-un fișier Excel?

Un singur fișier este un risc: poate fi suprascris ușor, pierdut sau multiplicat în versiuni incompatibile. Pentru câteva proprietăți este tolerabil, pentru un portofoliu — un punct slab pe care îl rezolvă o singură sursă de date cu istoricul modificărilor.